Nada ha hecho tambalear tanto a las oficinas como la pandemia. Cientos de empresas pagando alquileres de lugares vacíos que no utilizan, mientras los trabajadores que podían hacerlo desde casa sacaban el trabajo adelante. Pasada la tormenta (o pensando que ha pasado) queda preguntarse, ¿es necesario seguir teniendo la oficina si la empresa ha seguido funcionando con la gente trabajando desde casa?
Es la pregunta que se han Gudog y Cool Tabs, dos empresas españolas que, teniendo sus oficinas principales en Madrid, han decidido cerrarlas para siempre para comenzar a ser empresas ‘full remote’.
Gudog: "Hemos visto que la gente trabaja igual o incluso mejor desde casa ya que tienen más tiempo libre y están más motivados"
Gudog es una empresa tecnológica dedicada a unir propietarios y cuidadores de perros mediante su app, que cuenta ya con 15.000 cuidadores validados actualmente. Según como se describen, son una alternativa a las residencias de animales. Nació en 2012 y ahora han cerrado todas y cada una de sus oficinas en Madrid, Londres, Berlín y Dublín.
Su última oficina se encontraba en Sol, zona céntrica de Madrid, y se habían mudado allí desde hace un año. Antes de la pandemia, estaban terminando de reformarla para tener más espacio, con perspectiva de seguir creciendo y contratando a gente nueva. “Me da un poco de rabia, era muy guay y teníamos un espacio muy cómodo para trabajar”, nos dice Loly Garrido, confundadora de Gudog, con cierta resignación. Son en total 16 empleados, 10 de ellos se encontraban en la oficina de Madrid.
Ya habían probado a trabajar en remoto con algunos empleados de forma puntual, cuando todavía la situación del Covid-19 no existía. Tenían en mente ser más flexibles en un futuro respecto al teletrabajo, dejando a la gente alternar entre oficina y hogar, dependiendo del departamento.
“Cuando llegó marzo, de golpe tuvimos que decirle a la gente que era voluntario venir a la oficina, para luego decirles que definitivamente no podían. Si alguien necesitaba algo se lo mandábamos a casa, pensando que esto duraría solo unos días. Desde entonces nadie ha vuelto a ir a la oficina”.
“Todo este tiempo hasta ahora, con todos en remoto, hemos ido sacando el trabajo y el resultado es bueno. También es verdad que las reservas han bajado, no tenemos el mismo volumen de trabajo que antes del Covid-19, lo estamos recuperando. Independientemente de eso, hemos visto que la gente trabaja desde casa igual o incluso mejor, porque tienen más tiempo libre y están más motivados”.
Entonces llegó el momento de tomar la decisión. Loly Garrido comentó a uno de sus socios que, desde su punto de vista, el equipo estaba trabajando muy bien en remoto, contemplando la posibilidad de que se convierta en algo permanente. Habló uno por uno con todos los trabajadores para conocer su opinión y “saber cómo estaban trabajando desde casa, si querían volver a la oficina y si esta situación les podía suponer algún problema”.
“Puede darse la situación en la que yo estoy trabajando a gusto en mi casa, pero luego hay gente que está trabajando a lo mejor desde un sofá compartiendo piso. Algunos estaban más a gusto teletrabajando que otros, pero todos han coincidido en que la calidad de vida que ganan no teniendo que ir cada día a la oficina, el ir y volver, les compensa no tener un espacio tan cómodo como la oficina.”
Así fue como el 31 de agosto de 2020 se cerró su oficina de Madrid, seguidas de otras que tenían en Londres, Berlín y Dublín. Se encargaron de proveer a todos los empleados con lo que necesitasen para seguir teletrabajando y de buscar un espacio de coworking para aquellos que no pudieran o quisieran trabajar desde casa.
“La verdad es que en estos cinco meses la gente está funcionando genial en su espacio privado para trabajar. Creo que es algo positivo y más ahora que estamos buscando la forma de no sentirnos solos. Pensábamos que esto iba a ser algo temporal y no sabíamos cuánto tiempo iba a durar. Paulatinamente te ibas dejando llevar, esperando que todo pase, pero es verdad que a nivel individual nos hemos llegado a sentir solos. Ahora sabemos que esta va a ser nuestra forma de vida, que vamos a trabajar así, y te lo tomas de otra forma. Te planteas mudarte de casa, mudarte de ciudad… Ha habido compañeros que se han ido a trabajar a casa de sus padres en la playa un mes, teletrabajando con su familia cerca.”
Cool Tabs: "La plantilla que se había visto reducida al 40%, no tenía sentido tener oficina y volvimos al ‘full remote’"
Cool Tabs es otra empresa tecnológica española que va a dejar la oficina atrás también. Se han consolidado como una plataforma que permite la creación y gestión de campañas en entornos online, ya sea redes sociales, web, app, entre otros. Así como la gestión y ejecución de estrategia de Social Listening y Brand Monitoring. Ahora cuentan con más de 400.000 usuarios y casi 250.000 campañas lanzadas para marcas.
Nacieron como una empresa en remoto en 2011 y no tuvieron su primera oficina hasta 2015. Siguieron creciendo a lo largo de los años e hicieron otros dos cambios de oficina, hasta que llegaron a la que tenían ahora. Llegaron a ser entre once y doce empleados, nos explica nos cuenta Alfredo Solano, cofundador y CEO de Cool Tabs.
“Nosotros en realidad lo teníamos muy interiorizado, habíamos crecido en remoto con herramientas como Slack, Trello, Basecamp, Meet... Incluso al principio, por ejemplo, cuando éramos menos personas teníamos un Meet continuo abierto durante toda la mañana con altavoces, como si estuvieras en una oficina, para poder hablar las tres o cuatro personas que estábamos en el equipo. De hecho durante los años que hemos estado en oficina, no todo el mundo estaba presente siempre, muy pocas veces estaba todo el mundo en la oficina a la vez”.
“Llevábamos sin aparecer por la oficina desde el 10 de marzo y debido a la situación actual nos hemos quedado en una plantilla de seis personas ahora mismo. Necesitábamos no desperdiciar recursos y ahí fue cuando pensamos que mantener una oficina así de grande para una plantilla que se había visto reducida al 40%, no tenía sentido y volvimos al full-remote. Como nacimos hace años.”
El teletrabajo ya formaba parte del ADN de la empresa incluso antes de llegar a la oficina por primera vez, así que la transición fue sencilla. Eso sí, de no haber sido por la pandemia Alfredo nos afirma que seguramente hubieran continuado con la oficina abierta y activa.
“Si no hubiera existido esta situación seguro que seguiríamos aquí para cuando la necesitáramos para una reunión entre compañeros, con clientes… Pero ahora con cómo nos encontramos, pues la gente prefiere no venir, no apetece coger un transporte público (la situación en Madrid tampoco es que esté muy controlada o aterrizada) y ese espacio estaba desaprovechado.”
Todos los trabajadores de Cool Tabs empezaron a trabajar en remoto diez días antes del anuncio del confinamiento. Se llevaron sus equipos, portátiles y lo necesario hasta sus casas para no volver nunca más a la oficina.
Todos los cambios logísticos y administrativos que supone cerrar una oficina
Una de las consecuencias directas de cerrar la oficina es el ahorro de alquiler que supone, que no es poco. Para hacerse una idea, Gudog llevaba pagando seis meses por el alquiler de una oficina vacía y “simplemente por dejar la oficina un mes, proveyendo a todo el mundo en su casa de las cosas que necesitaba para trabajar, ya nos ha salido rentable”.
“Además hemos aprovechado las cosas que teníamos en la oficina. Se le ha entregado a cada trabajador su ordenador que tenía en la oficina, su pantalla, incluso las sillas y mesas para quien lo necesitase y eran cosas que ya teníamos. A nivel económico la decisión no fue difícil.”
Ahora están pendientes de las nuevas legislaciones que salgan en torno al trabajo en remoto, ya que estas son escasas, para estar actualizados en lo que se refiere a los trabajadores.
“Como empresa, no pagar el alquiler de una oficina es un ahorro, pero no queremos que ese ahorro sea a costa del trabajador. Por eso nos hemos preocupado de proveer a cada empleado de todo lo necesario y pagar un espacio de coworking a todo el que lo necesite. En el momento en que salgan nuevas legislaciones y se pueda hacer, como empresa haremos el pago de la cuota proporcional de gastos como puede ser de internet, limpieza, entre otros, y lo haremos encantados.”
Cool Tabs también dejó todo a disposición de sus trabajadores: equipo, sillas, soportes, mesas incluidas. En general, cualquier material que tenían en su puesto de trabajo y el correspondiente transporte hasta sus casas. “De hecho, es más complejo todo lo que queda en la oficina y que no se han llevado los trabajadores”, dice Alfredo riéndose.
“Desde el lunes que puse el tweet anunciando que vendemos material de oficina que nos sobra, esta semana no he parado de atender gente. Deshacerte de las cosas que quedan requiere un gasto de tiempo. Luego hay cierto material que necesitas seguir teniendo, por ejemplo los materiales que tenemos cuando vamos a ferias de marketing, a las que vamos a seguir acudiendo en el futuro. Ese material hay que tenerlo en algún sitio y vamos a tener que terminar alquilando algún trastero, por lo que es un gasto adicional.”
Algo a tener en cuenta es que como empresa puedes estar completamente digitalizado, tener interiorizada esa cultura de trabajar y funcionar. Sin embargo, no es lo usual. Desde un punto de vista corporativo y fiscal surgen varios obstáculos que se deben sortear.
“Cuando uno tiene una oficina hay ciertas gestiones que están solucionadas. Hasta ahora tenías una dirección fiscal, donde estabas dado de alta con proveedores, notificaciones de diferentes instituciones donde te enviaban los cheques, los pagos… Parece que no, pero sigue habiendo muchos clientes que te pagan por cheque y te lo envían físicamente a tu oficina. Cuando dejas de tener oficina hay que gestionar todo eso.”
Toca contactar con todos proveedores, notificar en diferentes lugares que dejas de tener oficina, cambiar tu dirección de correspondencia, también la fiscal para la facturación… Toda una serie de implicaciones que se deben resolver.
El día a día del trabajador: cambiar el chip de la oficina a estar en remoto
¿Qué pasa con los empleados que no pueden trabajar desde casa? ¿O cómo ayudarles en la transición al remoto? Las dos empresas han tomado diferentes medidas y tácticas, entendiendo que no parten de la misma base respecto al trabajo en remoto.
Gudog, por una parte, para seguir manteniendo el equipo unido a distancia ha resaltado la importancia de la comunicación. Seguir sintiendo que los compañeros están presentes en el día a día al otro lado de la pantalla. Cuando estaban en la oficina era tan sencillo como levantarse y pedirle a otro compañero hablar un momento en una sala, o comentar en voz alta para aportar ideas. El remoto tiene una dinámica diferente.
“Cuando comenzó todo esto decidimos establecer una llamada diaria con el equipo, para vernos las caras o tomar un café. A medida que iba pasando el tiempo pues iba decayendo porque no todos los días tienes algo que contar. Empezamos a reducir a tres reuniones de grupo, para comentar brevemente diferentes temas. Estamos aprendiendo y ahora que hemos decidido ser full-remote, intentamos continuar aprendiendo.”
Los espacios de coworking van a ser bastante clave para ambas empresas. Gudog, como hemos visto antes, pagará un espacio cercano al empleado que lo necesite, pero no solo para eso.
"A futuro los coworkings lo que van a hacer es ayudarnos a solventar estas situaciones."
“Estos meses todos echamos de menos ver a los compañeros. Algunos viven muy lejos, con hora y media de camino hasta llegar a casa, y no les compensa, pero se echa en falta las reuniones presenciales. Entonces a partir de septiembre, si todo va bien, nos gustaría una o dos veces al mes trabajar todos juntos en un coworking. Se verá según vaya avanzando la situación.”
Cool Tabs también se plantea una solución mixta. Usar un espacio de coworking un día a la semana o más para verse presencialmente, para socializar, debatir y ponerse al día. Además de contar con ellos para personas que no tengan condiciones óptimas para trabajar desde casa.
“A futuro los coworkings lo que van a hacer es ayudarnos a solventar estas situaciones. Si alguien necesita un lugar físico, pues tener cuatro espacios fijos, o cinco, seis, en un coworking para que la gente vaya rotando y pueda ir yendo cuando lo necesite. Habrá que tenerlos y volver a asumir ese gasto. Pero otra parte no es como tener una oficina, se puede hacer y deshacer mucho más sencillo, sin un trabajo y una gestión adicional.”
Contrataciones en cualquier lugar y descentralización: el impacto en el futuro de la empresa que se vuelve ‘full remote’
La decisión está tomada. Todos están en sus casas y la oficina ha salido de la ecuación. Sin embargo, una vez acabada esta situación excepcional de pandemia, ¿volverían a tener una oficina? Alfredo no lo tiene claro.
“Puede ser muy complicado volver a tener oficina. El equipo, después de este tiempo teletrabajando, va a estar muy acostumbrado a tener la cabeza puesta en el remoto. No es que no les guste, sino que preferirán no tener un trabajo presencial. Posiblemente esta situación no sea reversible para volver a tener una oficina.”
Loly se mudará a Granada desde Madrid, con la intención de volver una vez al mes para verse con el equipo. Ahora solo queda mirar hacia el futuro, en el que ahora se tomarán las decisiones de forma diferente. Un ejemplo, las contrataciones.
“Una de las razones por las que decidimos pasarnos a ‘full remote’ también es para poder contratar a las personas directamente donde están, teniendo en cuenta que no va a cobrar lo mismo un desarrollador de Sevilla que uno de Nueva York. Cuando buscábamos desarrolladores siempre era en Madrid y solíamos recibir muchos currículums de gente de fuera de la ciudad y, por decirlo así, los descartábamos. Queríamos que la gente estuviese en la oficina, pero de esta forma vamos a tener muchísimas más oportunidades para captar más talento y que la gente pueda estar donde quiera.”
"Posiblemente esta situación no sea reversible para volver a tener una oficina."
Ya hablamos en Xataka sobre cómo diferentes empresas tecnológicas, entre ellas españolas, ya estaban implementando el 'remote first' como una forma de captar talento, sobre todo en el campo de los desarrolladores. Sin duda, poder ofrecer este modo de trabajar es un beneficio colateral al abandonar la oficina. Desde Cool Tabs también valoran estas puertas que se les vuelven a abrir gracias al remoto.
“Si antes la mayoría de trabajo en tecnología estaba en Madrid o alrededores, ahora la gente y las empresas no tienen por qué plantearse ese trabajo en presencial. Es un abanico de oportunidades tanto para empresas como trabajadores. Por un lado, se va a poder optar a más talento por parte de las empresas, y por otra parte una persona puede decidir irse a vivir a un pueblo a 200 km de Madrid porque le apetece y porque su situación familiar se lo permite.”
Todas las contrataciones que se realizaban en Cool Tabs siempre solicitaban puesto presencial. Aunque después fueran flexibles en cuanto al trabajo en remoto, requerían que la persona viviera en Madrid y estar presencialmente en la oficina. Ahora esto cambia. Como en el caso de Loly y Gudog, les será indiferente la localización de la persona a contratar en el futuro.
Vivimos una época de cambios. Lo que antes era una rareza, cada vez se naturaliza más en el día a día de las empresas. Alfredo, desde su experiencia, se percata de cierto cambio incluso en los modus operandi de sus propios clientes.
“Esto, para bien o para mal, nos ha enseñado que se puede trabajar de esta manera. Los clientes con los que hablas en tu día a día, con los que hasta ahora te has reunido en espacios físicos, en sus oficinas o en las propias... Han visto también que se puede hacer en remoto, que no es necesario estar diez personas en una sala para cerrar un contrato o para hacer una venta. Es importante que el cliente vea que se puede trabajar con una empresa que no tiene una sede física.”
“Cuando éramos ‘full remote’ hace años atrás, era un hándicap. También éramos más pequeños, menos conocidos, y los clientes muchas veces tenían ciertas dudas para trabajar con nosotros porque no tuviéramos una oficina física. Ahora su visión ha cambiado. El confinamiento ha ayudado a hacer ver a empresas y clientes grandes que las reuniones vía hangout, videoconferencia, pueden ser el día a día, y que el fondo de tu habitación, trabajando desde tu casa, sea lo más normal del mundo. Y no te extrañe hacer un contrato de miles de euros al año de esta manera. Esto que era antes un hándicap, creo que ahora está un poco superado. Al menos, algo bueno de todo esto, es que nos va a ayudar a eso, a superar ese miedo que podíamos tener a gestionar las cosas de modo remoto con clientes o grandes clientes”
Ahora nos volvemos a preguntar, ¿es necesario tener una oficina si la empresa sigue funcionando con la gente trabajando desde casa? Sin duda, la respuesta de los protagonistas de este artículo es que no. Unos trabajadores más motivados por tener más flexibilidad, libertad para decidir dónde vivir y captar talento de cualquier parte, además del ahorro de alquiler que supone, les compensa más que tener una oficina física con los tiempos que corren.